30代が何かしらで日常を楽しくしようと必死なブログ

これまでやってきたことのまとめ。これからやることを決めたり、経過を記入するブログ。

今の時代、若手と中堅社員に仕事を詰め込みすぎないほうが効率的なのでは

このご時世、働き方が大きく変わってきている。

しかし、まだまだ社員に「どれだけ仕事を積みまくるか」が管理職の基本になっている気がする。
無理とわかってても仕事を振りまくるスタイルだ。

私はこのやり方が好きではなく、最終的には非効率になるだろうと思っている。


最近はテクノロジーが発達したため、やり方次第で次元の違う効率を生み出すことが出来るからだ。

テクノロジーはどう変わったのか。

・私のような文系出身でさえ、ExcelVBAで月に5時間のデータ集計作業を10分で終わらせる仕組みを作ることが出来る。

・遠方の拠点にわざわざ複数の人が集まらなくてもWeb会議でリアルタイム接続出来る。

・メールは即座に関係者に文書と添付資料を流せる。

・資料は動画でも送ることが出来る。

スマホでいつでも本人と連絡がつく。

・スケジューラーは会社によるとは思うが、全社員分が公開され閲覧出来る。

・仕事上のデータも社内各部門とファイルサーバー上で共有出来る。

・外でも社内のメールシステム、スケジューラー、ファイルサーバーにアクセス出来、また書類も電子化されてきているので、実際はどこででも仕事は出来る。

違うのは「ちょっと対面で打ち合わせしたい」というところか。

包丁の使い方で最速のみじん切りを習得する、みたいな技能に関わる部分はまだ対面が圧倒的に便利と思う。


なお、私はノートを持ち歩かなくなった。
打ち合わせ中のメモすらノートには書かず、パソコンに打ち込む。

そのメモは即座に部門全員にファイルサーバー経由で展開出来るのだ。



・・・そして上司からはこんな話を聞く。

昔はすべて手書きだった、と。

社内の異動情報をまとめた人事通達などは、手書きで作り、それをコピーし、各拠点に郵送で送り、各拠点ではそれをまたコピーし、いろんな部門長に届けた、らしい・・

ちなみに今はシステムで異動情報を出力し、多少加工して、メールで送ったら即全員に行き渡るようになっている。


資材購買では、膨大なデータベースはなく、手作業で取りまとめた主要材料の購買情報があるくらいだ。
そのためすべてを数値化、指数化して横並びで見ることは容易でなく、お歳暮のような賄賂に近いものを貰った会社に売上を融通した過去もあるという。

そのため昔は出来る人間が、3人分の仕事をするのは物理的に厳しかった。


そして時代は変化した。

この先はもっと変化のスピードが早まるだろう。
様々なデバイス、ソフトを使いこなすとこれまで以上に出来る人と出来ない人の差は広がっていく。

一人で10人分の仕事をこなせる時代はあと10年程度で来てしまう予感すらある。


一方、足元で優秀な人手は引っ張りだこで社内に十分な数が供給出来ていない。
人手不足と言われているが、実はスキルを持った優秀な人手だけが不足している。

パソコンが操作出来ない、やろうとしない50代後半はどこの会社でも持て余している。


こうなってくると、人員構成の面から、従来のスーパーマンの働きに頼った力技で膨大な業務を処理することは不可能になることが確実である。


そして、高齢化で給料だけ高い社員の数が、なんでも出来る優秀な若手の数を上回っている。

もちろん優秀な若手だけに業務は集中する。
わからない仕事、面倒な仕事は全部若手のものになっていくのだ。

そうなると若手は忙殺されて目の前の仕事をただただこなすだけになる。

その忙殺された世代が唯一業務効率化を出来る世代なのだ。

環境関連書類やコンプライアンス関連で圧倒的に仕事量は増えているのに、業務効率化が出来ない。

そうなれば優秀な若手は転職をする。

残った転職出来ない年齢の社員は当然効率化をすることが難しい。
今までやってこなかったのだから。

この詰んだ状況になるの前にすることは優秀な社員、若手社員の「業務量を減らすこと」だ。


すると効率化をすることが出来る。
・○○の確認作業は地味に手間がかかる。
→こうすれば自動的に流れてミスもなく忘れることがないという仕組みを作る。

・各個人が自分だけで持ってしまっている仕事があり、その人が休むとなにも解らない
→紙のノートを全廃して、すべてパソコンのサーバーにあるメモ帳に集約したり、基本は2人1チームで動くようにする。

・月次のデータ作成が面倒
→誰も見てないものなら関係者に確認してやめてしまう、またはVBAで即作成出来るようにしつつ、マニュアル化でいる人が誰でも作れるようにする。

・昔のものは紙の書類、今のものは電子ファイルで管理方式が一元化されていない
→scanしてサーバーに保存しいつでもどこでも見れて、簡単に検索出来るようにする。

・課内であの人しかわからない、という知識が沢山ある
→過去の経緯ややりとりメール、社内発信文面などをサーバーに体系的に管理する。

・自分の仕事の前工程、後工程がわからず非効率が生まれている
→前工程と後工程の部門と勉強会をする。困りごとを共有して直していく。


こうやって効率的な仕組みが作られていく。

上記がきちんとなるだけでも相当の時間を生み出すことが出来ると思う。仕事をやる気持ちも全然違う。

きちんとした体制が作れていないのは、過去の社員が仕事の効率化を図れなかったからであり、また昔作った仕組みがすでに陳腐化しているのだ。


仕事を山のように抱えたとき、こういう効率化をあえてやる気になるのか、と言われたら普通はノーだろう。

ただ急かされて、モチベーションも低く、疲れていたら業務効率化には小手先でしか取り組めない。

現在私はこのあたりのジレンマがあるので思うことだが、一時的に課員を増やしてでもやるべきことと思う。

結局、改善意識があって動ける人には仕事を詰め込みすぎないことが、部門を良くする最善策ではないかと思っている。

仕組みが機能するようになったら、何人かは別の部署に動かし、またその部署の効率化を図れば良いと思う。


以上