仕事で「紙のノート」を使わなくなって早3年、問題は無い。快適だ。
「手帳」と「ノート」はサラリーマンの必須アイテムだ!という時代は長かった。
長かった、というのは個人的にはもう終わりだと思ったからだ。
「手帳」「ノート」これら2つはセットで運用されて、スケジュールの話になったら手帳を開き、打ち合わせになったらノートを開く。
それぞれに手書きで記入されていく。
年に一回手帳は更新され、昨年の手帳は数か月は持ち歩く。
ノートは最終ページまで行ったら次のノートに移る。ノートも切り替え後、しばらく持ち歩く。
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一方・・・
4年ほど前、私は性能の良いノートPCを会社でゲットすることができた。
勤めている会社内で、残念ながら不採算で切り捨てられた部門があり、そこで使われていた最新の12インチのモバイルPCが行き先なく浮いたのだ。
それを「欲しい」と手を上げ、自分で使えるようにした。
それまでは15インチの据え置きノートPCで性能も全然なものだったから、ずいぶんと環境が変わった。
当時最新のモバイルPCは重さも1kg程度のため常に持ち歩けるし、バッテリーも8時間は十分持つ素晴らしいものだった。
しかし当時はまだ紙のノートや手帳も並行して使っていた。
当時、打ち合わせしましょう、と誰に言われたらノート+手帳+PCを持っていって、結局手書きメモは遅すぎて追いつけないので「エクセルにメモを蓄積していった。」
幸運なことにモバイルPCで外から会社のサーバーにアクセスできる仕組みは弊社には整っていた。
だから取引先との商談時もノート+手帳+PCを持っていって、エクセルにメモをしたり、わからないことはその場で調べて回答するようになった。とにかくエクセルにメモをするとタイピングのため、メモが異常に早いことを思い知った。
スケジュールは社内システムのスケジューラがあるため、それを見ながら予定を決め、その場書き込むようになっていった。
それまでは手帳に一度予定を書き、後に社内スケジューラに転記していた。
この作業は転記が面倒すぎて、社内スケジューラにきちんと予定を入れない人すらいるくらい手間なのだ。
それをやらなくて良くなった。
工場に行くときも当然ノートPCを持っていく。
現場に入るとさすがにPCを開くことが出来ないので、そこは紙でメモを取り、スキャンして保存しておく。
〇年〇月〇日、大阪工場・・・とタイトルをつけてPDF保管だ。
そうしているうちにPCでの一元管理が快適すぎて、紙でのメモをほとんどしなくなった。
手帳も全然使わなくなった。
プライベートの予定はスマホに入れて、会社の予定は会社システムに入れる。
とにかく仕事の情報がノートPCにすべて集約されるのが快適で仕方がないと思った。
エクセルに蓄積したメモは「検索」でいつでも欲しい情報にたどりつける。
今は3年分のメモを蓄積したが検索一発で、どこの会社といつどんな話をしたのか全部のメモが見られるのだ。
更にPCを持ち歩いているため、工場での会議で「この材料の仕様ってどうなってるんだっけ?」と製造に聞かれた際、技術が答えられなくても、文系の私がフォルダから仕様書を出してサポートすることすら出来る。
課内の打ち合わせで「〇〇の取引先って財務状況どうなの?」と言われても、ホームページからIR情報をサッと出すことも出来る。
だからそこで議論が止まらない。「帰って調べて報告します」という究極のムダが消えるのだ。
それで多少は会議時間を有効に使うことが出来るようになった。
そんなこんなでもう3年は紙のノートと手帳を使っていないがまったく問題が起きていない。
むしろエクセルのメモは週報にそのまま転記できるし、テキストにコピペしてサーバーに商談情報を残すことも出来るし、メールを打つ際にエクセルのメモをコピペだって出来るから非常にスピーディーだ。
バックアップするのも社内サーバーにエクセルファイルのコピペで一瞬だ。
12インチPCじゃ、オフィスで作業しにくくない?と思うかもしれないが、それは「ディスプレイの追加」で解決する。オフィスの席には25インチくらいのディスプレイを置いておけば、席に戻った際、ノートPCを接続すればデュアル画面運用が出来る。
もうモバイルノートPCでの生活から紙に記入していく時代には戻れない。
そうなると、ノートPCは開きにくい場面がある⇒マイクロソフトSURFACEのような2in1のタブレットPCや、ipad proのようなタブレット系+拡張ディスプレイで運用することになるのだろうか。
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以上